Warum eine gute Ablage verdammt wichtig ist

In vielen Privathaushalten und Unternehmen liegen die meisten Unterlagen nur noch in digitaler Form vor. Der papierlose Arbeitsplatz schont die Umwelt und wird von immer mehr Arbeitgebern gefordert. Durch die große Anzahl an digitalen Unterlagen ergibt sich aber dasselbe Problem wie früher: Je mehr Dokumente, desto schneller geht die Übersicht verloren.

Die Wichtigkeit der digitalen Datenverarbeitung

Bereits an einem einzelnen Computer-Arbeitsplatz kommen sehr viele unterschiedliche Dokumente zum Einsatz. Wichtige E-Mails, Excel-Dateien, Word-Dokumente und PDF-Dateien gehören mittlerweile fast in jedem Haushalt zum Standard. In einem Unternehmen vervielfacht sich die Anzahl der Dokumente deutlich. Viele dieser Dateien werden regelmäßig benötigt und müssen ausgedruckt, bearbeitet oder weitergeleitet werden.

Link: Ein kleine Übersicht der gängigen PC-Systeme um Ordnung zu schaffen.

Unordnung und andere Probleme

Eine große Masse an digitalen Daten macht vielen Computernutzern Probleme. Die Übersicht geht schnell verloren und wichtige Dokumente werden zu spät oder gar nicht mehr gefunden. Oftmals werden die Dokumente aus Versehen gelöscht und es entstehen größere Probleme. Eine manuelle Datenablage ist meist viel zu umständlich und kostet einen zu hohen Zeitaufwand. Es gibt viele Gründe, die für den Einsatz einer modernen elektronischen Ablage sprechen.

Vorteile einer elektronischen Ablage

Durch eine elektronische Ablage werden alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort gespeichert und können ohne Aufwand gefunden werden. Ein solches System spart dem Computernutzer eine Menge Zeit und Nerven. Moderne Dokumenten Management Systeme (DMS) eignen sich sowohl für private Haushalte als auch für Unternehmen. Je nach System können die Dokumente entweder lokal auf einem Rechner oder dezentral in einer Cloud gespeichert werden.

Zentrale Archivierung und Ordnung in Unternehmen

Gerade in mittleren bis größeren Unternehmen kommen Netzwerke mit mehreren Computerarbeitsplätzen zum Einsatz. Jeden Tag werden zahlreiche Dokumente erstellt, bearbeitet, empfangen und versendet. Eine zentrale Verwaltung und Archivierung ist unerlässlich, denn sonst leidet die Produktivität des Unternehmens. Dank einem Dokumenten Management System haben alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Arten von Dokumenten und können wesentlich effektiver arbeiten. Die Investition in ein professionelles System amortisiert sich somit auf jeden Fall.

Betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte zu den elektronischen Ablagesystemen

Die digitalen Dokumenten Management Systeme gewährleisten eine leichte Wiederauffindbarkeit der Dokumente und sicher eine langfristige Lesbarkeit. Sie unterstützen effektiv die Dokumentenerstellung und automatisieren viele wichtige Prozesse. Die Systeme verhindern doppelte Arbeiten und sparen dadurch Speicherplatz. Die gesetzlichen Archivierungsfristen werden eingehalten und sämtliche Dokumenten-Manipulationen lassen sich protokollieren.

Online-Systeme bieten noch mehr Vorteile

Viele Anbieter setzen auf ein Online-DMS als Dokumentenmanagement-System. Bei diesem werden die Dokumente auf einer gesicherten Cloud abgelegt. Diese können somit von jedem Computer aus abgerufen und verwendet werden. Die Daten werden in modernen Rechenzentren gespeichert und automatisch gesichert. Im Vergleich zu einer lokalen Speicherung sind die Dokumente nicht nur redundant verfügbar, sondern können auch nicht aus Versehen dauerhaft gelöscht werden.

Die verschiedenen Funktionen in der Übersicht

Das System besteht aus mehreren Schichten und ermöglicht Dir eine zentrale Archivierung aller elektronischen Dokumente. Papiergebundene Dokumente kannst Du ohne Probleme digitalisieren und ebenfalls mit dem DMS verwalten. Dank einer integrierten Suche findest Du wichtige Dokumente innerhalb von wenigen Augenblicken. Zu den weiteren Funktionen zählen die Mailarchivierung, eine automatische Zuordnung und die Volltextindexierung (OCR).

Freie und kommerzielle Software als DMS

Hast Du Dich dazu entschieden ein DMS zu verwenden, dann musst Du Dich nur noch für ein passendes System unterscheiden. Im Handel gibt es zum einen freie Software, die Du kostenlos auf Deinem Computer nutzen kannst sowie professionelle Produkte. Generell haben kostenpflichtige Dokumenten Management Systeme mehr Funktionen und lassen sich vielseitiger verwenden. Für eine rein private Archivierung reichen aber auch die meisten Freeware-Programme aus.

Ein Tipp zum Schluss: Eine (lange) Liste der möglichen Anbieter von DMS-Systemen

Warum Video-Marketing auch für kleinere Unternehmen immer wichtiger wird

In den heutigen Zeiten, in denen das World Wide Web immer mehr in den Fokus gerät und bald auch nichts mehr ohne eine eigene Internetseite geht, muss das eigene Unternehmen, und sei es noch so klein, auch eine entsprechende Werbung bringen. Gerade Video-Marketing spricht potentielle Kunden oder Bewerber für das eigene Unternehmen an, da es persönlicher gestaltet werden kann, als dies mit der herkömmlichen Werbung (Print, Radio, etc.) der Fall ist.

Warum ist Video-Marketing plötzlich so wichtig?

Mit einem selbst erstellten Videoclip wird eine große Zielgruppe erreicht, was auch für kleine Unternehmen wichtig sein kann. Auf diese Weise wird die Firma auch über die Stadt- und Landesgrenzen hinaus bekannt. Mit einem Video, bei dem die Kunden persönlich angesprochen werden, erhält die vorgestellte Firma, Dienstleistung oder Marke ein menschliches Element, dadurch fühlen sich die potentiellen Kunden eher angesprochen. In einem Video können die Kunden zudem zur aktiven Teilnahme ermuntert werden. Neuere Studien haben bereits bewiesen, dass gedrehte Filme besser wahrgenommen werden, als Texte. Der Kunde schaut sich lieber einen Film an, als eine Seite Text zu lesen. Auch hat das Video-Marketing einen höheren Stellenwert bei den Suchmaschinen, das Unternehmen wird bei einer Suche somit schneller gefunden.

Gutes Video-Marketing muss nicht gleich teuer sein

Auch mit einer einfachen Ausrüstung kann heute ein professionelles Video gedreht werden. Ein Marketing-Film kann daher praktisch von jedem Unternehmen in Eigenregie aufgenommen werden. Ein teurer Image-Film, der von einer Werbeagentur entwickelt wurde muss nicht immer sein, gerade, wenn Du selbst gute Ideen für die Werbung im Video hast. Der Rest geht dann von ganz allein. Wichtig ist hierbei nur, dass auf handwerkliche Merkmale geachtet wird und die potentiellen Kunden einen positiven Eindruck von der Firma erhalten. Hierbei ist jedoch Vorsicht geboten, denn positiv ja, aber bitte auch seriös. Denn wer sich im Video betont lässig gibt kann auch schnell lächerlich wirken und hiervon nehmen die Kunden dann eher Abstand.

Video Marketing mit eigener Kamera
Video Marketing mit eigener Kamera

Die Zielgruppen von kleinen Firmen ansprechen

Meist haben kleine Firmen zwei Zielgruppen von Zuschauern, die mit dem Video-Marketing angesprochen werden sollen. Das sind zum einen solche Kunden, die sich über das Video einen Einblick über die vorgestellte Firma machen wollen, da sie im Vorfeld wissen möchten, wen sie dort überhaupt beauftragen werden. Zum anderen handelt es sich um zukünftige potentielle Mitarbeiter, die ihr neues Arbeitsumfeld vorab schon einmal kennen lernen wollen. Auch diese sehen sich gerne ein positiv gestaltetes Video über ihren neuen Arbeitgeber und die neuen Kollegen an. Gerade auch für diese Gruppe ist immer ein Video interessant, bei dem sie einen Eindruck von dem neuen Arbeitgeber bekommen.

Was das Video alles enthalten sollte

Damit das Video gut bei potentiellen Kunden und Mitarbeitern ankommt, sollte es folgende Punkte enthalten:

  • den Zuschauern persönlich den Umgang mit den Produkten erklären oder Tipps und Tricks aufzeigen
  • die Arbeitsumgebung und das Team vorstellen, etwa wie eine „Home-Story“
  • ein Interview mit einem leitenden Angestellten und dem Chef persönlich für das menschliche Gesicht der Firma
  • kurz die Geschichte des Unternehmens vorstellen, eventuell auch hinter die Kulissen schauen, das schafft Vertrauen
  • Gewinnspiele oder Kampagnen, wie eine Rabattaktion integrieren
  • so finden viele potentielle Kunden den Weg auf die Homepage des Unternehmens

Ein Film im Video-Marketing sollte die Dauer von 5 Minuten nicht überschreiten, ansonsten nimmt das Interesse der Zuschauer schnell ab. Trotzdem sollte der Film alles Informative und Wissenswerte über die vorgestellte Firma beinhalten.

Das sind die wichtigsten Punkte, die Du bei der Erstellung eines Videos beachten solltest.
Am besten erstellst Du dir ein kurzes Skript oder sogar ein Drehbuch für deinen ersten Film … und probierst es einfach mal aus.

Warum ein IT-Wartungsvertrag auch für kleine Firmen wichtig ist

Keine Firma und kein Unternehmen und sei es noch so klein, kommt heute ohne Computer aus. Und diese sollten auch an das Internet angeschlossen sein, etwa um mit den Kunden kommunizieren zu können oder Werbung vorzubereiten. Natürlich birgt ein solcher Internetanschluss auch immer einige Risiken in Form von Viren und Trojanern. Daher ist es immer vernünftig, wenn die eigene Anlage, ob diese nun privater oder auch geschäftlicher Natur ist, regelmäßig geprüft und gewartet wird. Leider scheuen sich immer noch viele kleine Firmen, einen Wartungsvertrag abzuschließen, da dieser je meistens monatlich gezahlt werden muss.

Die Sicherheit sollte im Vordergrund stehen

IT Dienstleister bieten Wartungsverträge für Software und Hardware für Selbstständige und kleine und mittelständische Unternehmen. Diese sollten auf jeden Fall auch von jedem Computer-Nutzer in Anspruch genommen werden, der seinen PC zur Arbeit benötigt. Denn schnell haben sich Viren eingeschlichen, da ein nicht aktuelles Antiviren-Programm auf dem Computer eingespielt ist. Dann kann es schnell zu einem längeren Arbeitsausfall kommen, der einer kleinen Firma auch finanziell schaden kann. Daher sind die von IT Dienstleistern angebotenen Wartungsverträge auf jeden Fall die bessere Option.

IT Wartungsvertrag / Server-Monitoring mit Max Fokus
IT Wartungsvertrag / Server-Monitoring mit Max Fokus

Die möglichen Folgen ohne IT-Wartungsvertrag

Zwar ist ein Wartungsvertrag mit einer monatlichen regelmäßigen Zahlung verbunden, doch diese zahlt sich in aller Regel schnell aus. Ohne Wartungsvertrag kann zum Beispiel das aufgespielte Antiviren-Programm völlig veraltet und aus diesem Grund ohne Nutzen sein. Denn stellt sich ein plötzlich auftretender Super-Gau in Folge von unterlassener Wartung ein, fällt dieser meist viel teurer aus. Hinzu kommt noch der Ärger durch einen Virenbefall, weil die Antivirus-Software nicht aktuell ist. Selten benötigt man für die manuelle Arbeit weniger als drei bis vier Stunden. Während dieser Zeit können auch die betroffenen Mitarbeiter nicht arbeiten. Wurde ein Server befallen, steht dann oft die ganze Firma für ein paar Stunden still – die Mitarbeiter können nicht  sinnvoll arbeiten. Dann kann dann auch die beste IT-Support Hotline nicht weiter helfen.

Wenn die ganze Firma betroffen ist

Sind E-Mails von einem nicht erkannten Virenbefall betroffen, weil auf einen Wartungsvertrag verzichtet wurde, dann breiten sich diese schnell im ganzen Unternehmen aus, so können alle vorhandenen Server betroffen sein und die Mitarbeiter müssen ihre Arbeit einstellen. Ebenso sieht es aus, wenn eine zentrale Komponente, wie der Hauptserver oder Firewall betroffen wurde. Auch dann können die am Computer arbeitenden Mitarbeiter in der Regel nicht weiterarbeiten und müssen eine Zwangspause einlegen. Diese Zwangspause zieht gerade auch für kleine Unternehmen viele Kosten nach sich, die mit einem Wartungsvertrag vermieden werden könnten.

Zufriedene Kundin mit einem IT-Wartungsvertrag
Zufriedene Kundin mit einem IT-Wartungsvertrag

Im echten Leben sichert man sich auch ab

Ein Wartungsvertrag für den Computer bzw. Server ist daher wichtig, auch wenn Du nun meinst, er ist nicht sinnvoll. Denn auch im „normalen Leben“ sicherst Du Dich in vielen Sachen ab. Genauso wichtig, wie der Wartungsvertrag für Deinen Computer sind für Dich die Kranken,- Haftpflicht- oder Unfallversicherung. Du ziehst Dich im Winter warm an, damit Du nicht frierst, gehst zum Arzt, wenn es Dir schlecht geht und wartest nicht mit dem Tanken, bis Dein Auto wegen Benzinmangel stehen bleibt.

Auch das noch … brauche IT-Hilfe

Warum ein Antivirus-Software bedeutsam und was man bei der Auswahl beachten muss

Ein Virenschutz ist heute empfehlenswerter den je. Eine Menge Viren, Spionier-Softwares und Virusprogramme sind im World Wide Web anzutreffen. Um sich besser mit einer Antivirus Software zu schützen, müssen Sie unterschiedliche Hinweise beachten.

Sie müssen ohne Probleme den PC nutzen können

Zunächst einmal ist es über die Maßen wichtig, dass ein Antivirus Programm sehr viele Schädlinge erkennt und neutralisiert. Das ergibt, Sie brauchen die Antivirus Software eines Herstellers, der tatsächlich aktiv alle bestehenden Gefahren unverzüglich online stellt. Dazu ist es beim Antivirus Programm genauso von Bedeutung, dass Sie ohne Behinderungen am PC tätig sein können. Ein paar Antivirus Programme benötigen sehr große Ressourcen des Speichers, was zu drastischen Leistungseinschränkungen führen kann. Bezüglich der Schutzanwendung sind dann ebenfalls etliche Kriterien zu erfüllen.

Ergänzend zu üblichen Viren und Trojanern muss ein erstklassiges Antivirenprogramm auch zusätzlichen deutlichen Passwortschutz gewährleisten können. Viele Leute geben sehr unbedacht ihre Passwörter ein, ebenso wenn es bei der Anwendung um so riskante Topics wie Online Banking oder maßgebliche Online Konten geht. Dabei sind einige gefährliche Schädlinge genau auf die Vernachlässigungen ausgerichtet. Ein ausgezeichnetes Antivirus Programm unterstützt auch damit einen umfassenden Schutz. Sollten Sie das Antivirenprogramm mit anderen PCs verbunden benutzen wollen, sollten Sie zudem beachten, dass die Antvirenanwendung über einen einzigen PC zu steuern ist, weshalb alle PCs ausführlich gesichert werden können. Dazu gehört außerdem, dass ausschließlich Sie als Koordinator konfigurieren können.

Übrigens: Hier ist eine wirklich gute Anleitung, wie man einen Virus oder Trojaner vom Rechner entfernt.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis des Antivirenprogramms muss perfekt sein

Außerdem besitzt selbstverständlich auch der Preis eine große Rolle. Was bietet das beste Antivirus Programm, falls der dahinterstehende Kostenaufwand zu groß ist. Gerade private Computerbesitzer müssen hier Vorsichtig sein. Zwar werden für den Hausgebrauch viele Schutzanwendungen kostenlos offeriert, jedoch oft aber mit diversen Einschränkungen. Daneben gilt ebenfalls für Betriebe, dass zeitgemäße Software etliche an zusätzlichen Möglichkeiten besitzen müssten. Dazu gehört die Auswahl von wichtigen Datenspeicherungen wie auch ein Einsatz auf beweglichen Geräten wie Notebooks.

Warum Webdesign doch wichtig ist

Bei gewerblichen Homepages wird dem Webdesign größte Bedeutung geschenkt und sich darauf berufen, dass das Layout und die Gestaltung der Website wichtige Multiplikatoren für den Erfolg sind. Aber nicht nur mit gewerblicher Ausrichtung, sondern auch im privaten Blog solltest Du die Wirkung des Webdesigns nicht unterschätzen und die wichtigen Aspekte für die Bekanntheit, die Sichtbarkeit durch eine positive SEO und die Auswirkung auf die Leserschaft beachten. Dabei ist es gar nicht so schwer eine gute Homepage zu erstellen.

Der erste Eindruck zählt

Für die Besucher Deines Blogs ist der erste Eindruck entscheidend. Fühlen  sich deine Leser vom Webdesign angesprochen und finden die Gestaltung des Blogs überzeugend, werden sie sich näher mit den enthaltenen Themen beschäftigen und sich intensiv auf Deiner Seite umsehen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass ein nicht ansprechendes oder schlecht strukturiertes Layout zum Verlassen des Blogs und somit zu einem geringeren Traffic führt. Aber auch in der Auffindbarkeit und der Abhebung von Deinen Mitbewerbern nimmt das Webdesign eine wichtige Position ein.

Homepage erstellen
Homepage erstellen

Nur wenn Du Dich klar und deutlich von anderen Bloggern mit identischen oder ähnlichen Themen abhebst und dies über das Design des Blogs zum Ausdruck bringst, kannst Du das Interesse schüren und die Zielgruppe durch eine attraktive Gestaltung der Seite von Dir überzeugen. Wenn der erste Eindruck stimmt und das Design des Blogs für Aufmerksamkeit sorgt, hast Du einen wichtigen Beitrag für das Interesse Deiner Zielgruppe geleistet und wirst dementsprechend mit vielen Klicks und einer hohen Verweildauer auf Deinen Seiten belohnt.

Webdesgin als wichtige SEO Maßnahme

Auch wenn Du mit dem Blog kein Geld verdienst und ihn primär als Informationsquelle für Deine Leser anbietest, wird sich der Traum vom Erfolg nur mit der entsprechenden Sichtbarkeit im Web erfüllen. Längst spielen bei Google und Co. nicht nur hochwertige Inhalte und reichlich Verlinkungen eine Rolle. Ohne das entsprechende Webdesign in SEO-freundlicher Ausrichtung und überzeugender Struktur ist es im Online-Marketing heute kaum möglich, sich von Mitbewerbern abzuheben und durch eine gute Positionierung in Suchmaschinen von der Zielgruppe gefunden zu werden.

Das Design des Blogs ist ein wichtiger Marketingbestandteil und muss nicht nur stimmen, wenn Du mit dem Blog einen Verdienst erzielen oder ihn gewerblich nutzen möchtest. Um gesehen zu werden und dem Besucher bereits beim ersten Klick einen Mehrwert zu suggerieren und ein Alleinstellungsmerkmal zu zeigen, musst Du dem Design viel Aufmerksamkeit schenken und Dich am besten für eine professionelle Gestaltung durch eine Agentur oder einen erfahrenen Webdesigner entscheiden.

Farbe und Kernthema in harmonischer Übereinstimmung

Um beim Webdesign die passende Farbe und Struktur für den Blog zu wählen, solltest Du Dich vorab auf ein Kernthema festlegen und überlegen, welchen Bereich und welches Themengebiet Du mit Informationen abdecken möchtest. Sehr professionell wirken Farbschemen die ineinander übergehen und in ihrer Ausstrahlung zum Thema des Blogs passen. So bieten sich beispielsweise rot oder gelb nur bedingt an, da diese Farben blenden und für viele Themengebiete eher ungeeignet sind. Aber auch ein schwarzer Blog kann die Aufmerksamkeit der Besucher mindern und zum Beispiel bei fröhlichen und humoristischen Themen falsch gewählt sein. Sorge zusätzlich für maximale Lesbarkeit der Inhalte und vermeide, dass sich die Schriftfarbe sehr grell vom Untergrund abhebt und dadurch unlesbar wird.

Bsp. Homepage eines DMS-Anbieters
Bsp. Homepage eines DMS-Anbieters

Für den Erfolg im Internet ist ein überzeugendes und alleinstellendes Webdesign der erste Schritt zur Bekanntheit. Bezüglich der SEO und des Marketings nimmt das Design des Blogs ebenfalls eine wichtige Position ein und sollte nicht unterschätzt werden. Professionell erstellte Blogs werden von der Zielgruppe immer bevorzugt.

Also: Gib‘ dir Mühe und streng dich ein bisschen an – es lohnt sich.

Warum ich jetzt auch noch bloggen muss ;-)

Weshalb sollte ich bloggen

Bloggen ist extrem nachgefragt. So ist diese Popularität auch weniger verwunderlich, dass sich hier eine völlig eigenständige Gemeinschaft, die der Online Artikel Schreiber, herausgebildet hat. Bei vielen Menschen erhalten Blogger meist auf Kopfschütteln, weshalb sie so sehr vom Artikel verfassen schwärmen. Einigen Mitmenschen bewegt daher die Frage, weshalb überhaupt bloggen?

Texten, weil es die ureigensten Interessensgebiete beinhaltet

Es gibt sehr viele Gründe, wieso man sich absolut einmal dazu hinreißen lassen kann, selbst mit dem Schreiben zu starten. Zum einen bietet Artikel selbst schreiben von Inhalten in Blogseiten die Möglichkeit, eigene Interessen zu zeigen. Oft dauert das Schreiben auch weniger lange, nachdem sich Gleichgesinnte eingefunden haben. So erhält man schnell eine feine Gemeinschaft um sich herum oder wird einfach Teil einer solchen Gemeinschaft. Doch dieses Schreiben muss keinfalls nicht mal etwas Besonderes sein, warum man sich für Schreiben in einem Inhalt hinreißen könnte. Selbst da man sich nur etwas von der Seele schreiben möchte, ist eine Bloganwendung das perfekte Mittel dafür. Denn selbstverständlich lassen sich damit sich dadurch die verschiedensten Blogs auch komplett nach eingenem Gusto schreiben, also so, dass sie keinsfalls durch dritte Personen oder andere Mitleser, die nicht erwünscht sein müssen, einfach beobachtet werden können.

Geld verdienen fast von alleine mit dem Blog

Jedoch neben diesen Aspekten gibt es auch dazu weitere Argumente, die dem zugute sprechen, warum man unbedingt einen schönen Blog gestalten sollte. Denn mit einem eigenen Blog lässt sich auch interessantes Geld erwirtschaften. Selbst so es nur viele Euro für einen Monat einbringt: man kann vielfältig texten, was man will oder ist nie gezwungen, irgendetwas zu veröffentlichen oder sich an bestimmte Zeiten zu binden. Hat man Zeit zum Texten Artikel verfassen, macht man das, hat man null Lust, dann halt nicht. Und trotzdem kann zwischendurch Geld verdient werden. So gibt es immer mehr Websites, worauf man Linkplätze auf dem eigenen thematischen Tagebuch zu netten Preisen anbieten kann. So sich tatsächlich ein wiederkehrendes kleines Einkommen erreichen.

Größere Blogs werden eh‘ meistens mit einem ausgewachsenen CMS wie WordPress erstellt. Und richtig positionierete Blogs gehen dann fast schon als Branchen-Seiten durch. Eine Auswahl meiner Fav’s